Archivio Contemporaneo

L’Archivio di Stato dispone di una Sezione Contemporanea, sita al Centro Uffici dei Tavolucci, dove si conservano i documenti e gli archivi dagli inizi del Novecento ai giorni nostri prodotti o ricevuti dagli organi, uffici, aziende autonome, enti e settori autonomi dello Stato, compresi gli organi costituzionali e gli organismi istituzionali.

L'archivio di Stato, quindi, vigila sulle attività di creazione, gestione e conservazione degli archivi correnti dei soggetti sopracitati, intervenendo sulla definizione dei relativi criteri e standard procedurali per l'adozione del sistema di gestione documentale degli archivi cartacei e digitali con particolare riguardo ai criteri di conservazione dei documenti, nonché intervenendo sulle operazioni di selezione e scarto della documentazione.

Gli organi, uffici, aziende autonome, enti e settori autonomi dello Stato versano all'archivio i documenti relativi agli affari esauriti da oltre 20 anni oppure all'atto della soppressione.

Procedure per richiedere l'autorizzazione allo scarto e al versamento del materiale documentario

Prima della supervisione dell’Archivio di Stato, l’Ufficio o Ente deve effettuare le seguenti operazioni:

Effettuare un’analisi precisa della tipologia dei documenti gestiti, prodotti e ricevuti (ex. registri protocollo, corrispondenza, verbali…);
Stilare un elenco dei documenti indicando la tipologia, il numero dei faldoni/raccoglitori d’archivio e i relativi estremi cronologici;
Trasmettere un piano di conservazione e di scarto predisposto dall’Ufficio, dopo attenta valutazione delle tipologie indicate nell’elenco.
L’Esperto d’Archivio fisserà un incontro per la visione e l’analisi dei documenti. Se sarà approvato dall’Archivio di Stato il piano di conservazione e di scarto predisposto dall’Ufficio, verranno concesse le necessarie autorizzazioni.

Dopo le autorizzazioni al piano di conservazione e scarto:

si può versare all’Archivio di Stato solamente il materiale documentario che si riferisce agli affari esauriti da oltre vent’anni (Legge n. 50/2012, articoli 11 e 12) e per il quale non è stato autorizzato lo scarto, secondo le seguenti operazioni:

Stesura e trasmissione di un elenco della documentazione per ogni faldone/scatole d’archivio (vedere fac-simile elenco allegato A).
Applicazione sui faldoni dell’etichetta con il nome dell’Ufficio produttore della documentazione, del numero progressivo, del contenuto e degli estremi cronologici (vedere fac-simile etichetta in allegato B).
Indicazione dei metri lineari del totale dei faldoni.
Una volta ottenuta l’autorizzazione dell’Archivio di Stato, si consiglia di contattare l’A.A.S.L.P. per il trasporto fisico del materiale cartaceo o, eventualmente, una ditta specializzata nello smaltimento dei rifiuti. E’ buona prassi che un funzionario dell’Ufficio sia presente alle procedure di conferimento o distruzione fisica dei documenti.